Personal Assistant: เบื้องหลังความสำเร็จของผู้บริหารระดับสูง มักมีบุคคลสำคัญที่คอยขับเคลื่อนการทำงานให้เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ บุคคลนั้นคือ “ผู้ช่วยส่วนตัว”
ไขข้อข้องใจ: Secretary, PA และ EA ต่างกันอย่างไร ?
หลายคนมักสับสนระหว่างตำแหน่งงานสนับสนุนเหล่านี้ ซึ่งแท้จริงแล้วมีขอบเขตความรับผิดชอบที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน:
1. Secretary (เลขานุการ): รับผิดชอบงานเอกสารและการจัดการทั่วไปภายในสำนักงานเป็นหลัก โดยมักไม่ได้ติดตามผู้บริหารออกไปปฏิบัติงานภายนอก
2. Personal Assistant (PA – ผู้ช่วยส่วนตัว): มีหน้าที่ดูแลและสนับสนุนผู้บริหารแบบเฉพาะเจาะจงเพียงท่านเดียว ครอบคลุมตั้งแต่เรื่องงานไปจนถึงรายละเอียดส่วนตัวเล็กๆ น้อยๆ (เช่น สไตล์การทำงาน หรือแม้แต่เครื่องดื่มที่ชอบ) เพื่อลดภาระและทำให้ผู้บริหารสามารถโฟกัสกับงานหลักได้อย่างเต็มที่
3. Executive Assistant (EA – ผู้ช่วยผู้บริหาร): เป็นตำแหน่งที่ขยับขึ้นมาในระดับที่ต้องใช้ทักษะความรู้ด้านธุรกิจและการวางกลยุทธ์ร่วมด้วย อาจไม่ได้ดูแลผู้บริหารเพียงคนเดียว แต่อาจครอบคลุมถึงการสนับสนุนคณะกรรมการบริหาร
“สมองซีกที่สอง” และ “มือขวา” ของผู้บริหาร
ผู้ช่วยส่วนตัวที่เปี่ยมไปด้วยศักยภาพจะทำหน้าที่เสมือน “สมองซีกที่สอง” หรือ “มือขวา” ที่คอยสังเกตการณ์ อ่านใจ และจัดการทุกอย่างให้สอดคล้องกับความต้องการและเป้าหมายของผู้บริหาร ผู้บริหารบางท่านที่มีภารกิจรัดตัวอาจมีผู้ช่วยหลายคนเพื่อแบ่งเบาหน้าที่ ทั้งในส่วนของการลงมือปฏิบัติ (Operation) และส่วนของการคิดวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์
ข้อควรระวังและหลุมพรางของ PA มือใหม่
การก้าวเข้ามาในสายอาชีพนี้มักมาพร้อมกับความท้าทาย โดยเฉพาะกับผู้ที่เพิ่งเริ่มต้น:
1. ความเกรงใจที่มากเกินไป: ผู้ช่วยมือใหม่มักเกิดความกลัวและไม่กล้าเข้าหาผู้บริหาร ทำให้การสื่อสารคลาดเคลื่อน ทำงานไม่ตรงจุด วิธีแก้ไขคือต้องกล้าที่จะสื่อสารและตั้งคำถามโดยตรง เพื่อทำลายกำแพงความอึดอัดและทำความเข้าใจความต้องการที่แท้จริง
2. การตัดสินใจโดยขาดความเข้าใจภาพรวม: ข้อผิดพลาดร้ายแรงคือการที่ผู้ช่วยคิดว่าตนเองเชี่ยวชาญแล้ว และตัดสินใจในเรื่องสำคัญแทน (เช่น การเลื่อนหรือยกเลิกนัดหมาย) โดยไม่เข้าใจเป้าหมายทางธุรกิจเบื้องหลัง ซึ่งอาจส่งผลให้องค์กรเสียโอกาสสำคัญทางธุรกิจได้
หัวใจสำคัญสู่ความสำเร็จในอาชีพ
ปัจจัยที่สำคัญที่สุดของการเป็นผู้ช่วยส่วนตัวที่ยอดเยี่ยมคือ “ความรักในสายอาชีพ” เมื่อมีใจรัก จะเกิดแรงผลักดันในการรับมือกับความกดดันและปัญหาเฉพาะหน้าต่างๆ
นอกจากนี้ เมื่อเริ่มต้นงานใหม่ สิ่งที่ต้องทำอย่างเร่งด่วนที่สุดคือการเรียนรู้และทำความเข้าใจตัวตน ไลฟ์สไตล์การทำงานของผู้บริหาร รวมถึงวัฒนธรรมองค์กรให้ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้สามารถสนับสนุนการทำงานได้อย่างไร้รอยต่อ
นอกจากมุมมองด้านบุคคลแล้ว การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีในยุคดิจิทัลก็เป็นสิ่งสำคัญต่อการทำงานในยุคปัจจุบัน เช่น การนำ AI Assistant เข้ามาช่วยให้บริการตอบคำถามและให้ข้อมูลผ่านช่องทางแฟนเพจ Facebook ตลอด 24 ชั่วโมง ซึ่งถือเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ช่วยยกระดับการทำงานให้รวดเร็วและตอบสนองความต้องการได้ทันท่วงทีมากยิ่งขึ้น
พบกับ “ทิน โชคกมลกิจ” และ “โค้ชหนุ่ม” ได้ใน “เงินทองของจริง”
ออกอากาศทาง ช่อง one31 ทุกวันจันทร์ – ศุกร์ เวลา 07.50 – 08.00 น.
รับชมรีรันได้ทางช่อง GMM25 เวลา 10.30 – 10.40 น. และช่องทางออนไลน์ TERO Digital
